Webáruháztulajdonosként kritikus fontosságú az időgazdálkodás, mivel számos feladattal kell foglalkoznunk a vállalkozásunk sikere érdekében.
Elengedhetetlen, hogy hatékonyan és strukturáltan kezeljük az időt, hogy ne csak a mindennapi feladatokat tudjuk ellátni, de lehetőségünk legyen a webáruházunk fejlesztésére is.
Fontos, hogy naponta állítsunk fel prioritásokat és tervezzük meg a teendőiket. Hasznos lehet az időblokkolás technikája, amely segít abban, hogy koncentráltan tudjunk dolgozni egy-egy feladaton. Emellett érdemes automatizálni az ismétlődő feladatokat és kiszervezni azokat a tevékenységeket, amelyek nem tartoznak a fő profilunkba.
Ahhoz, hogy webáruházunk fejlődni tudjon első körben időt kell allokálnunk az ehhez szükséges feladatok, elvégzéséhez.
Íme néhány konkrét időgazdálkodási tipp a gyakorlati megvalósításhoz, hogy hatékonyabbak tudjunk lenni az e-kereskedelemben.
# Priorizálás
Határozzuk meg a legfontosabb feladatokat és kezeljük őket prioritásként. Ez segít elkerülni az idő pazarlását olyan dolgokra, amelyek kevésbé fontosak a vállalkozásunk szempontjából.
Számtalan eszköz létezik ehhez, az egyik a Eisenhover Matrix, ami segítségével a feladatainkat fontosság és sürgősség szerint tudjuk egy mátrixban rendezni.
A lényege, hogy azokkal foglalkozzunk az adott pillanatban, amik fontosak és sürgősek. A nem fontos és nem sürgős feladatokat érdemes törülnünk. A fontos ellenben nem sürgőseket, lehetőség szerint tervezzük be magunknak. A nem fontos, de sürgős feladatokat delegáljuk valakinek.
Nagyon egyszerű, ha elkezdjük használni és ehhez igazából csak egy eszközre van szükségünk. Használjunk egy olyan task management szoftvert (mint például Notion, Toggl Track vagy ClickUp), amelyek a segítségével könnyedén tudjuk menedzselni a feladatainkat, mérni az időt és látjuk a saját előrehaladásunkat is.
# Rendszeres szünetek tartása
Ne felejtsünk el időt szánni a pihenésre és a feltöltődésre is. Rendszeresen tartsunk szüneteket munka közben, hogy megelőzzük a kiégést és jobban koncentrálhasunk a feladatainkra.
Ehhez a Pomodoro technika jó megoldás lehet, ami szintén egy hatékony időgazdálkodás eszköze. Francesco Cirillo találta ki még az 1980-as években, egyszerűen azért, mert nehézséget okozott neki a tanulás. Úgy gondolta, hogy a saját idejét felosztja és kis feladatokat ad saját magának. Ebben azt vállalja, hogy egy rövidebb időintervallumban semmi másra nem koncentrál, csak erre az egy dologra és utána pedig tart egy kis szünetet.
Vagyis ha rövid etapokban, gyakorlatilag 25-40 perces feladatokban gondolkozunk, utána pedig kötelezően szünetet tartunk saját magunknak és az agyunknak, akkor sokkal könnyebben tudunk teljesíteni.
Mint minden más szokás esetén a Pomodoro technika bevezetése során is szükség van egy bizonyos időre, amíg készség szinten tudjuk alkalmazni. Előfordulhat, hogy éppen egy flow állapot közepén telik le a fókuszálásra szánt idő. Az esetek nagy részében azonban azt fogjuk tapasztalni, hogy a hatékony munkavégzés egyik legjobb eszköze.
Az 5,5 tonnás elefántot is apró falatokban esszük meg. Ha a saját feladatainkat is feldaraboljuk pici, apró részekre, utána ezek sokkal emészthetőbbé válnak.
Emellett szeretnénk kitérni a flowtime technikára is. Ahogy írtuk, a Pomodoro módszer 25 perces blokkokat ad, azonban a tapasztalat azt mutatja, hogy elmélyült munkához ez nem megfelelő, mert 25 perc alatt éppen el lehet már mélyedni egy témában, és az emberi figyelem általánosan is kb. 50 percig érvényes egy huzamban, így van, hogy a megszakítással többet ártunk, mint segítünk.
Ezzel szemben a Flowtime azt mondja, hogy mérjük le, hogy meddig vagyunk a koncentrálós zónában, majd ehhez igazítsuk a pihenőidőt.
Egy általános ajánlás (amit nem kell szentírásnak venni):
- 25 perc elmélyülés esetén 5 perc szünet/váltás
- 25-50 percnél: 8 perc szünet/váltás
- 50-90 percnél 10 perc szünet/váltás
- 90 percnél hosszabb esetben 15 perc szünet/váltás
Ennek köszönhetően, ha sikerül felismerni mindenkinek a saját aktivitási rendszerét, akkor az aktív időben ugyanazon feladat sokkal gyorsabban megoldható, mint a fáradt, passzív időben. pl. ugyanazt az e-mailt meg lehet írni 10 és 20 perc alatt is.
Minden ilyen tipp, ajánlás esetében mérlegelni kell, hogy az adott körülményeknek megfelelő-e, így mindenre és mindenkire érvényes ajánlás aligha létezik. Próbáljuk ki, igazítsunk rajta, ha kell, de ha nem működik, akkor próbálkozzunk más módszerrel!
# Nemet mondás művészete
Fontos, hogy megtanuljuk elutasítani az olyan feladatokat vagy lehetőségeket, amelyek nem illeszkednek a fő üzleti célunkhoz, és csak időt vesznek el anélkül, hogy jelentős hozzáadott értéket nyújtanának.
A híres amerikai filozófus és tanító, az omahai bölcs szavaival élve “A különbség a sikeres és az igazán sikeres emberek között az, hogy az igazán sikeres emberek majdnem mindenre nemet mondanak.”
Amikor túl sok kötelezettséget vállalunk magunkra, könnyen elveszítjük az egyensúlyt és a kontrollt. Ez pedig megnövekedett stressz szinthez és általános elégedetlenséghez vezethet mind a munkánk, mind pedig a magánéletünk terén.
Mire mondjunk nemet webshop tulajdonosként?
- Csábító lehetőségekre – amik nem nekünk valók.
- Felületes networkingre – amik mennyiségi kapcsolatot és nem a minőséget képviselik.
- 80 órás munkahétre – amik kiégéshez vezetnek.
Fontos tehát megtanulni határozottan és tudatosan válaszolni az élet különböző kihívásaira. Ne féljünk nemet mondani, ha érzzük, hogy egy újabb feladat már túl sok lenne számunkra.
A másik oldala a nemet mondásnak a halogatás. A haladás azonban fontos, még ha csak apró lépéseket is teszünk. Ahogy Martin Luther King mondta: „Ha nem tudsz repülni, fuss! Ha nem tudsz futni, sétálj! Ha nem tudsz sétálni, vánszorogj! De haladj előre!”
Ne hagyjuk, hogy a halogatás aláássa az önbecsülésünket, inkább tegyünk tudatos erőfeszítéseket a fejlődés és a céljaink felé haladás érdekében.
Például, ha webáruházunk designja elavult konkurenciához képest. A konverziók romlanak, UX szempontból sem felhasználóbarát, ne halogassuk, tegyük meg az első lépést és érdeklődjünk a megoldások felül.
# Outsourcing – kiszervezés
Az online kereskedelem világában egyre növekvő kihívást jelent, hogy minden területen hatékonyan tudjunk működni.
A napi adminisztrációs feladatok mellett a marketing tevékenységek elvégzése is kiemelt fontossággal bír a vállalkozás sikerének érdekében, nem beszélve arról, hogy a webáruház fejlesztésére is időt kell szánni.
Akármennyire is szeretnénk, nem rendelkezünk elegendő idővel vagy szaktudással ahhoz, hogy minden feladatot magunk végezzünk.
Az outsourcing vagy kiszervezés egy hatékony módszer lehet arra, hogy fókuszálhassunk a fő tevékenységeinkre, miközben más, nem alapvető feladatokat átadjunk egy külső szakembereknek vagy vállalkozásoknak.
Alapvetően a webáruház üzemeltetésnél a háttérben zajló napi pénzügyi, technikai és logisztikai feladatok ellátása a cél. A webáruház menedzselés a webáruház vevőbaráttá tételéről, konverzió növelésről és a webáruház marketing feladatainak ellátásáról szól.
Bármelyik területről is legyen szó, ha megfelelően tervezzük meg az outsourcing folyamatát, akkor nagy előnyökre tehetünk szert és segíthet a webáruházunk fejlődésében.
Fontos azonban, hogy jól átgondoljuk, mely tevékenységeket érdemes kiszervezni, és melyeket érdemes megtartani. A kiszervezésnek ugyanis vannak kockázatai is, amelyeket előre meg kell fontolnunk. Ennek átgondolásához javasoljuk a korábbi cikkeinket, amikben erről olvashatsz:
Hogyan válasszon menedzsment céget a webáruházának? vagy Miért ne féljen kiszervezni online marketing tevékenységeit?
# Hatékony kommunikáció eszközei
Mondanunk sem kell, hogy a hatékony kommunikáció kulcsfontosságú minden webáruház számára, legyen szó akár a csapatról, akár a vevőkről. A hétköznapokban ez hogyan valósulhat meg?!
Az ütemezett heti vagy napi találkozók lehetőséget adnak arra, hogy az aktuális feladatokat és prioritásokat átbeszéljük, így mindenki tisztában van a teendőkkel és az elvárásokkal.
A Slack, Google Meet vagy Zoom kommunikációs platformok segítségével csetelhetünk, könnyedén tarthatunk virtuális megbeszéléseket, így még akkor is hatékonyan kommunikálhatunk, ha távol vagyunk egymástól.
Fontos, hogy a kommunikációs csatornák mindig nyitva legyenek, és hogy mindenki számára elérhetőek legyenek az információk és a kommunikáció eszközei. A rendszeres visszajelzések és az átlátható kommunikáció segítenek megelőzni a félreértéseket és az információhiányból adódó problémákat.
Továbbá bátran javasoljuk a Google Workspace használatát, amivel leegyszerűsíthetjük a munkafolyamatokat, legyen az üzleti levelezés, videókonferencia, felhőalapú tárhely és fájlmegosztás. Itt egy helyen minden eszköz, amelyre csapatunknak szüksége lehet a közös és hatékony munkavégzéshez.
# Tanuljunk a tapasztalatokból
Az egyik legfontosabb dolog az, hogy nyitottak legyünk az új dolgok megtanulására és a tapasztalatokból való tanulásra. A hibákból és sikerekből egyaránt lehet tanulni, és ezáltal fejlődni az élet minden területén.
Rendszeresen értékeljük ki a teljesítményünket. Ne elégedjünk meg azzal, hogy csak átsiklunk a feladatokon, hanem mindig nézzük meg, hogyan lehetne még hatékonyabbá tenni a munkánkat. Ha hibákat találunk, ne essünk pánikba, hanem próbáljuk meg megérteni, miért történtek, és hogyan lehetne elkerülni őket a jövőben.
Amennyiben nyitott vagy te is az innovatív, forradalmi dolgokra, kövess minket!
Hiszen a 2023-as évünk az innováció éve volt a Shoprenternél, a Vevőből Előfizető Program pedig forradalmi újítás az e-kereskedelemben! Hallottál már róla?
# Hogyan duplázzuk meg a napot?
Amennyiben további tippeket szeretnél hallani a témában, hallgasd meg a Innonic Academyn Zajdó Csaba, a Shoprenter alapító atyjának a videóját.
Összegezve
Az időgazdálkodás fontos szerepet játszik mindennapi életünkben, és ha hatékonyan kezeljük az időnket, sokkal produktívabbak lehetünk. Azonban gyakran nehéz lehet megtalálni az egyensúlyt a munka, a szabadidő és a pihenés között.
Szerencsére létezik néhány egyszerű tipp, amelyek segíthetnek abban, hogy hatékonyabban használjuk az időnket. Például, próbáljunk meg priorizálni a teendőinket, és minden nap állítsunk fel egy rövid és hosszú távú célt. Emellett használjunk hatékony időmenedzsment eszközöket, mint például online naptárakat és feladatkezelőket.
Ha szeretnél még hatékonyabb lenni az időgazdálkodás terén, akkor érdemes kipróbálni ezeket a tippeket még ma. Ne habozz, indulj el a tudatosabb időgazdálkodás útján, és hamarosan észre fogod venni, hogy mennyivel produktívabb és kiegyensúlyozottabb leszel. Hajrá!
A szerzőről:
