Webáruház menedzselés

Számlázó programok és ERP rendszerek webáruházakhoz

10 perc olvasási idő Hogyan válasszuk ki a legjobb ERP rendszert és számlázó programot webáruházunkhoz?

Sok időt és energiát vehet igénybe a legmegfelelőbb ügyviteli szoftver(ek), más néven ERP rendszer kiválasztása webshopunkhoz. Hiszen számtalan megoldás található a piacon különféle árakon és más-más funkcionalitásokkal. Úgy gondoltuk, hogy segítünk eligazodni a jelenleg elérhető szolgáltatások rengetegében. 

Sok webáruház tulajdonos fejében felmerülnek a következő kérdések:

  • Hogyan válasszam ki a legjobb készletkezelő szoftvert/ERP rendszert webáruházamhoz?
  • Melyik a legmegbízhatóbb számlázó program?
  • Szükségem van egyáltalán ezekre a szolgáltatásokra?

Ezen kérdések megválaszolása nem is olyan egyszerű. Ebben a cikkünkben segítünk megtalálni a válaszokat és megmutatjuk a legnépszerűbb vállalatirányítási és számlázó programokat.

Azt már az elején szögezzük le, hogy általánosságban véve nincs olyan, hogy “a legjobb szoftver”. Lehet, hogy egy adott program valakinek “tökéletes” és rengeteg időt és pénzt spórol a mindennapok során, míg valaki másnak mindennapos fejtörést és rémálmot okoz a kezelése.

Tehát a fentebbi kérdéseket csak akkor lehet jól megválaszolni, ha figyelembe vesszük az adott vállalkozás igényeit és annak alapján mérlegelünk, hogy melyik lesz a számukra leghatékonyabb megoldás.

Cikkünkben a következőkről lesz szó:

1. Miért van szükség ügyviteli rendszerekre?
2. Választási szempontok
3. Legjobb ERP rendszerek
4. Legjobb számlázó programok
5. Összegzés

Miért van szükség ERP rendszerekre és számlázó programokra?

Bizony egy hatékonyan és sikeresen működő webáruház életében elengedhetetlen bizonyos szoftverek használata. Ilyen lehet például az ERP rendszer és a számlázó program is. 

Viszont ahhoz, hogy megértsük miért van szükség ezekre, először is tisztáznunk kell a fogalmakat.

ERP rendszerek

Az ERP az angol Enterprise Resource Planning kifejezés rövidítése. Magyarul gyakran vállalatirányítási rendszerként emlegetik.

Az ERP egy olyan integrált szoftver, amely segít menedzselni a vállalat több tevékenységét is, beleértve a tervezést, kutatást, fejlesztést, beszerzést, értékesítést és marketinget is. Mindezt automatizált módon és valós időben teszi lehetővé. 

Felhő alapú ERP rendszer használata webáruházhoz

Egy megfelelő vállalatirányítási rendszer több célt is szolgál:

  • gördülékennyé és hatékonnyá teszi a belső folyamatokat,
  • felgyorsítja az információáramlást,
  • megkönnyíti az adminisztrációs teendőket,
  • időt és energiát spórol a vállalat számára,
  • átláthatóbbá teszi a folyamatok (mint például a készletkezelés vagy a kötelezettségek nyilvántartása) és,
  • támogatja az adatvezérelt döntéshozást.

Ebből adódik, hogy egy ERP rendszer magába foglalhatja a készletkezelő szoftvert és a számlázó programot is.

Viszont az ERP nem feltétlenül egyenlő az ügyviteli szoftver fogalmával.  Az ügyvitel rendszer általában korlátozottabb funkciókkal rendelkezik, mint az ERP. Kevesebb modult tartalmaz és nem integráltan fogja össze a szervezet minden folyamatát, hanem csak kisebb területekre fókuszál.

Habár ennek ellenére a két fogalmat a gyakorlatban sokszor használják szinonimaként, így cikkünkben mi is így teszünk.

Számlázó programok

Számlát kiállítani minden vállalkozás számára kötelező. Papír alapon ezt megtenni elég időrabló tud lenni, illetve havi 10 számla fölött már anyagilag is jobban járunk ha beruházunk egy számlázó programba. 

A számlázó programok lehetővé teszik, hogy egy online vagy offline alkalmazás segítségével hatékonyabban tudjuk kezelni a számláink kiállítását, elküldését és tárolását.

Várhatóan a NAV is előbb-utóbb kötelezővé fogja tenni az online számla benyújtást, így mindenképp célszerű bevezetni egy számlázó programot a cégünk működésébe.

Szerencsére ma már számtalan ingyenes számlázó program is elérhető a piacon.

Készletkezelő szoftverek

Papír alapon vezetni, hogy miből mennyi van raktáron? Egy adott termék és rendelésszám felett ez elképzelhetetlen. Itt jön képbe a készletkezelő szoftver, amellyel átlátható képet kaphatunk a termékeink készletéről, a beszállításokról, a partnerekről, stb…

Egy hatékony készletkezelő rengeteg időt és pénzt spórolhat meg, hiszen rengeteg adminisztratív munkát tud helyettünk automatizálva elvégezni.

Milyen szempontok alapján válasszuk ki a legjobb számlázó és ERP rendszert webshopunkhoz?

Mielőtt beleugrunk az elérhető szoftverek rengetegébe, fontos tisztázni néhány dolgot!

Először is gondoljuk végig, hogy mit szeretnénk elérni ezekkel az eszközökkel. Mi a célunk az adott szoftverrel? Milyen rövid, illetve hosszú távú célokat fog támogatni a használata?

Azt is fontos már az elején felmérni, hogy a vállalatunkon belül melyik részlegnek mik az elvárásai a szoftver felé. Hiszen egy ERP rendszert a cégen belül szinte minden osztály használni fog és eltérő igényeik lehetnek.

Majd számításba kell vennünk azokat a kiválasztási tényezőket, amelyek alapján értékelni fogjuk a különféle megoldásokat. 

Ezt követően fel kell térképeznünk az elérhető szolgáltatásokat és mérlegelnünk kell, hogy melyik mellett köteleződünk el.

Ehhez hoztunk egy átlátható listát, amelyben felsoroltuk a legfontosabb dolgokat, amiket célszerű vizsgálni a döntéshozatal előtt.

1. Fizetős vagy ingyenes számlázó program/ERP

Az egyik fontos kérdés szokott lenni, hogy mennyit szánjunk egy ilyen szoftverre?

Több ingyenes számlázó program által is elérhetőek az alapfunkciók és csak az “extra” modulokért kell külön fizetni. Szerencsére ma már hozzáférhető árakon (havonta 2-3 kávé áráért) is találhatunk olyan fizetős alkalmazásokat, amelyekkel folyamatainkat látványosan felgyorsíthatják.

Legjobb példa erre a Billingo számlázó programja, amely ingyenesen is használható. A fizetős verzióban, a Billingo havidíjai szintén kedvezőek.

Megeshet, hogy már van egy elképzelés a fejünkben, hogy mennyit szeretnénk költeni egy ügyviteli rendszerre. Az ár lényeges tényező lehet a döntéshozatalban, ám azt se felejtsük el, hogy mennyit nyerhetünk! Hiszen egy kicsit drágább ERP rendszer hatalmas mértékben növelheti a hatékonyságunkat, így sokszorosan megtérülhet a kezdeti befektetésünk.

Ha tehetjük, mindenképp próbáljuk ki a szoftvert, mielőtt elköteleződünk bármelyik mellett, legyen az akár fizetős, akár ingyenes. Ezért mindig nézzük meg, hogy hány napos teszt időszakot biztosít egy-egy szolgáltató.

2. Felhő alapú (online) vagy offline

Manapság a felhő alapú szoftverek kezdenek teret hódítani, így a legnépszerűbb ügyviteli rendszerek többsége már telepítés nélkül, online elérhető bárhol.

Felhő alapú szoftver használata tableten

Ennek ellenére fontos kiemelni, hogy az telepítést igénylő rendszereknek is vannak előnyei. 

Bár ezek általában nagyobb kezdőtőkét igényelnek, de a felhő alapú megoldásoknál problémákba ütközhetünk az integráció és kompatibilitás terén, amikor az adatokat szeretnénk migrálni. Ez egy telepítős szoftvernél kevésbé fordulhat elő.

Ha egy online ügyviteli rendszer mellett tesszük le a voksunkat, érdemes megbizonyosodnunk, hogy az mobilról könnyen elérhető legyen, hiszen egyre nagyobb az igény arra, hogy menetközben a telefonunkról intézzük ügyeinket.

3. Webáruház forgalma és tevékenysége 

Nem biztos, hogy ugyanaz a szoftver lesz a legalkamasabb egy alacsony forgalmú webáruháznak, mint ami egy több milliós havi forgalmat lebonyolító webshopnak. 

De nem csak a webáruházunk forgalma, de tevékenységi köre is befolyásolni fogja, hogy melyik alkalmazás fog a leghatékonyabban működni számunkra.

Van esetleg fizikai üzletünk is? Ebben az esetben is más alkalmazás lehet számunkra a nyerő, mint annak, aki csak online bolttal rendelkezik.

4. Alap- és kényelmi funkciók

Vannak bizonyos funkciók, amik a “must-have” kategóriába tartoznak, tehát alap elvárás, hogy rendelkezzen vele egy adott számlázó vagy készletkezelő alkalmazás. Például, hogy egy számlázó programmal tudjunk számlát kiállítani. 🙂 

Viszont ezen felül rengeteg más funkcióval rendelkezhet egy-egy szoftver, ami a folyamatokat nagymértékben hatékonyabbá tudja tenni egy vállalat életében.

Üljünk le és szánjunk rá időt, hogy ezeket mind sorra vegyük! Minél jobban átgondoljuk már a legelején, hogy milyen elvárásaink vannak és milyen célra szeretnénk használni egy rendszert, annál könnyebb lesz a számtalan lehetőség közül kiszűrnünk azokat, amelyek alkalmasak lehetnek számunkra.

Ez a lista igencsak hosszúra is sikeredhet és vállalatonként nagyon eltérő lehet. Kiindulási alapnak összeállítottunk néhány olyan pontot a – Shoprenter felhasználók ajánlásával -, amit kifejezetten webáruházak esetében célszerű vizsgálni, ha ERP rendszert szeretnénk bevezetni:

  • Sablonok létrehozása
  • Áfa-kulcsok kezelése
  • Biztonsági mentés
  • Exportálható adatok
  • E-számla engedélyezett-e 
  • Számla kiküldése emailben (hagyományos számlázás esetén pdf formátumban elküldhető-e a vevőnek a számlázóval kiállított számla, amit kinyomtathat, így a postaköltségen sokat spórolhatunk)
  • Deviza számla kiállítása
  • Tömeges számlagenerálás
  • Automata szinkron
  • Shoprenter kategóriák kezelése
  • Termék címke nyomtatás,
  • Hatályos jogszabályoknak megfelelő legyen és a NAV felé a jelentés elküldésére alkalmas
  • Árajánlat/proforma/előlegszámla/díjbekérő készíthető-e
  • Fizikai üzlet esetén van-e lehetőség a bolti értékesítést is kezelni
  • Készletkezelés vonalkód leolvasóval
  • Külön cikkcsoportok kezelése
  • Törzsvásárlói árak megadása
  • Akciók kezelése
  • Szűrési opciók (például árrés és egyéb adatok havi bontásban)

5. Egyszerűség és használhatóság

Mindig tartsuk szem előtt, hogy olyan rendszert válasszunk, amely minél felhasználóbarátabb. Hiszen egy bonyodalmas, nehezen használható ERP vagy számlázó csak az időnket fogja rabolni ahelyett, hogy időt spórolna nekünk.

Néhány kérdés, amit célszerű megválaszolnunk mielőtt kiválasztjuk a számunkra legmegfelelőbb szoftvert:

  • A készletkezelést és a számlázást egy programon belül szeretnénk megvalósítani, vagy két külön rendszerrel?
  • Mennyire egyszerű és átlátható a szoftver? 
  • Van-e tesztidőszak, hogy ki tudjuk próbálni a szolgáltatást?
  • Szükség van-e tréningre a rendszer használatához?

Ha a legutolsó kérdésre igen a válasz, akkor mérjük fel, hogy ez várhatóan mennyi időbe és pénzbe fog kerülni. Ezek gyakran olyan váratlan tényezők szoktak lenni, amelyekkel elsőre nem számolnak a vállalatok.

6. Integrálhatóság és kompatibilitás

A leghatékonyabb ERP rendszer kiválasztása előtt mindig ellenőrzik le, hogy a már meglévő szoftvereinkkel kompatibilis lesz-e. Célszerű elgondolkozni azon is, hogy a jövőben vajon milyen más szolgáltatásokra lesz szükségünk, amelyeknek szintén integrálhatónak kell lennie az általunk választott ERP-vel.

Egy webshop esetén például nézzük meg, hogy a webáruház motorunkkal (például Shoprenter) hogyan integrálható a szoftver. 

Mindig vizsgáljuk meg azt is, hogy rendelkezik-e API-val a rendszer. Ennek hiánya a felhasználóknak sokszor korlátokat jelenthet.

Számlázó programok esetében pedig nem is kérdés, hogy olyat válasszunk, ami NAV kompatibilis.

7. Egyedi igények és testreszabhatóság

Van esetleg valami nagyon speciális igényünk? Nézzünk utána, hogy megvalósítható-e a kiszemelt rendszerrel! Ha nem, akkor járjunk utána, hogy milyen gyorsan és mennyiért tudnák esetleg lefejleszteni nekünk a kívánt funkciót.

Hiszen ahogy vállalkozásunk vélhetően növekedni fog, így igényeink is változhatnak majd.

Érdemes a következő kérdéseknek utána járani:

  • Mennyire aktívan tud a szolgáltató reagálni a változásokra és növekedésre?
  • Továbbfejleszthető/bővíthető-e a szoftver?
  • Testreszabható a program (például adat exportálásnál be tudjuk-e állítani, hogy milyen oszlopokat lássunk)?

8. Támogatás és szakértelem

Döntésünk előtt vizsgáljuk meg azt is, hogy mennyire profi csapat áll egy-egy szolgáltatás mögött. Sokan, gyakran különálló megoldásként is a legjobb ügyfélszolgálati szoftvert keresik. Ez nem meglepő, hiszen az ügyfélszolgálat elérhetősége kulcsfontosságú dolog, hiszen ha probléma merül fel, az a legjobb ha minél gyorsabban és minél rugalmasabban tudnak segítséget nyújtani. Nézzünk utána, hogy egyáltalán milyen csatornákon kérhetünk támogatást a cégtől; telefonon, emailben, esetleg chaten?

Azt is ellenőrizzük le, hogy vannak-e folyamatos fejlesztések, hiszen fontos, hogy lépést tudjunk tartani a gyorsan változó világunkkal. Így egy olyan szoftvert célszerű választanunk, amelyet innovatív módon folyamatosan az igényeknek megfelelően új funkciókkal bővítenek.

A következőkben igyekszünk iránymutatást adni, hogyan találhatjuk meg a legjobb ügyfélszolgálati szoftvert.

Legjobb ERP rendszerek webshopokhoz

Miután részletesen összegyűjtöttük azokat a pontokat, amik mindenképp fontosak számunkra, hogy a legalkalmasabb vállalatirányítási rendszert megtaláljuk, ideje körülnézni az elérhető megoldások között.

Mutatunk a legnépszerűbb ERP-k közül néhányat:

Okos-ügyvitel

Shoprenter webáruházakhoz elsősorban az Okos-ügyvitel-t ajánlják készletkezelő programként a zárt Facebook csoportunk tagjai. Ez egy igazán jól működő integrált rendszer, amivel a vállalatunk több folyamatát is tudjuk támogatni.

Okos-Ügyvitel ERP webáruházhoz

Miért ajánljuk az Okos-ügyvitelt?

  • Felhő alapú szoftver, így bárhol használható
  • Ár-érték arányban nagyon jó
  • 200 bizonylatig ingyenes, a fizetős csomagok pedig éves előfizetésben érhetőek el
  • Egyszerűen kezelhető, felhasználóbarát megoldás
  • Széleskörű funkciókkal ellátott rendszer (számlázó, készletnyilvántartó, CRM, házipénztár modulok)
  • Gyors és megbízható szoftver
  • Havi karbantartás van náluk (ha jön egy olyan jogszabályi változás, akkor hamar reagálnak)
  • Shoprenter webáruházakkal nagyon hatékonyan működik
  • Azonnal reagáló, profi support
  • Automatikusan fogadja a megrendeléseket
  • Könnyen kezelhető vele a készlet
  • Egy gombnyomásra számlát készít a megrendelésből

Innvoice

Az Innvoice egy olyan ERP szoftver, ami számlázót és készletkezelőt is magába foglal, ám mégis utóbbira gyakrabban ajánlják megoldásként. Webáruházakkal nagyon jól összeköthető integrált rendszer.

Innvoice, ERP webáruházhoz

Miért ajánljuk az Innvoicet?

  • 14 napig ingyen tesztelhető
  • Felhő alapú, így bárhonnan elérhető
  • Ingyenes számlázó program, de kiegészítő modulként vásárolható (1990-5490 Ft/modul/hó között): készletkezelés és szinkronizálás, POS terminál, automatizmusok
  • Nagyon gyorsan összeköthető a Shoprenter webáruházzal
  • Az automata szinkronizálás nagyon jól működik, felfelé (készlet) és lefelé (termék adatok) egyaránt
  • Vonalkódolvasás
  • Bolti eladás esetén is jól használható vonalkód/terméknév/cikkszám/gyári cikkszám alapján
  • Címke nyomtatás egyedi tartalommal
  • Shoprenter kategóriák kezelése hatékonyan

Tharanis

A Tharanis ügyviteli rendszert kifejezetten webáruházas értékesítéshez fejlesztették ki, így valóban a webshop tulajdonosok igényeire van szabva a szolgáltatás. A beszerzéstől a számlázásig minden folyamat automatizálható az alkalmazással.

Tharanis ERP webáruházakhoz

Miért ajánljuk a Tharanist?

  • Felhő alapú, így bárhonnan elérhető
  • Automata termék- és készlet szinkronnak köszönhetően könnyen kezelhető vele a készlet
  • Nagyon gyorsan összeköthető a Shoprenter webáruházzal és egyszerre több webáruházat is tud kezelni
  • Elérhető ár
  • Operatív szinten minden megvan, amire szükség van (automatikus rendelés fogadás, utánvét feldolgozás, címke nyomtatás, vonalkód olvasás, számla készítés egy gombnyomásra,  stb)
  • 1 hónap próbaidőszak
  • Magas megrendelés szám vagy a csomagoláshoz szükséges erőforrás szűkössége esetén nagyon hatékony rendszer
  • Bolti eladás esetén is jól használható vonalkód/terméknév/cikkszám alapján
  • Papírmentes számlák és raktári munka

Kulcs-Soft

Ha fizikai bolttal is rendelkezünk, akkor egy jó választás lehet a Kulcs-Soft. A szoftver esetében érdemes figyelnünk arra, hogy mivel elsősorban nem webáruházakra van kitalálva, ezért a használhatóság, a szinkronizálás minősége és a riportolás nem minden esetben 100%-os.

Kulcs-Soft ERP

Miért ajánljuk a Kulcs-Softot?

  • Fizikai bolt esetén, sok termékkel és sok vevővel kimondottan szuperül használható készletnyilvántartó
  • Többet tud, mint amire egy átlag felhasználónak szüksége van
  • Nagyon hasznos funkciókat biztosít (például ha akarjuk, akkor csak a mennyiségeket és árakat frissíti a készletkezelőből, de üres adatbázis esetében arra is lehetőség van, hogy sok mindent szinkronizáljunk, akár a készletkezelőben lévő termékeinket is)
  • Jól működő számlázó

Legjobb számlázó programok webshopokhoz

Az előbb említett ügyviteli rendszerek bár rendelkeznek számlázási lehetőséggel is, ám mégis előfordulhat, hogy bizonyos okok (például kevés termék) miatt úgy döntünk, hogy egy külön szoftvert szeretnénk használni számlázásra.

Ehhez gyűjtöttük össze azt a Top 4 számlázó programot, amelyet a Shoprenter webáruházzal rendelkezők a legjobbnak tartanak.

Billingo

Ha a megfelelő számlázó programról kérdezzünk meg vállalkozókat, akkor az egyik leggyakoribb válaszként a Billingo-t hallhatjuk és nem csak webáruházak esetében. Manapság ez az egyik legnépszerűbb online számlázó program Magyarországon. Már több mint 90 000 vállalkozás számláz Billingo-val.

Billingo - számlázó program

Miért ajánljuk a Billingot?

  • Felhő alapú
  • Van ingyenes verzió is (fizetős csomagok 900-2400 Ft/hó között)
  • Mobil app
  • Felhasználóbarát – könnyen és gyorsan kezelhető
  • Korlátlan számlázás ingyen
  • NAV kompatibilis
  • Összekötést biztosító API
  • E-számlázás
  • Könyvelői adatexport
  • Tömeges számlagenerálás
  • Webáruház integrációk
  • Egyszerre több webáruházzal is összeköthető

Számlázz.hu

A Billingo mellett a másik legnépszerűbb számlázó szoftver Magyarországon a Számlázz.hu, amelyek árban és funkciókban is nagyon hasonlítanak egymásra.

Számlázz.hu online számlázó

Miért ajánljuk a Számlázz.hu-t?

  • Felhő alapú, bárhonnan használható
  • Mobilról is könnyen kezelhető
  • Könnyen integrálható
  • NAV kompatibilis
  • Korlátlan számlázás ingyen
  • API használata

CashMan-Fx

A CashMan-Fx online vállalatirányítási rendszert nem csak számlázáshoz lehet használni, mégis a számlázó programok körében emlegették a Shoprenter ügyfelei. A nettó 15 000 Ft-os éves csomagukkal egy nagyon szuper számlázóhoz juthatunk hozzá, amely árban megegyezik a Billingo-val vagy Számlázz.hu-val.

CashMan-Fx online számlázó

Miért ajánljuk a CashMan-Fx-et?

  • Felhő alapú, könnyen használható bárhonnan, bármilyen eszközről
  • Kifogástalanul működő számlázó program
  • Shoprenterrel összeköthető, webáruházakkal jól működik
  • Igény esetén további funkciók érhetők el: készlet-, telephelykezelés, CRM, stb
  • API összekötés
  • Hagyományos és elektronikus számlázáshoz is alkalmas

ClearAdmin

Top 4-es listánkban a ClearAdmin az egyetlen program, amely nem felhős, tehát telepítenünk kell számítógépünkre. 

ClearAdmin offline számlázó program

Miért ajánljuk a ClearAdmint?

  • Egyszerű használat
  • Ingyenes használható, de vannak hozzá megvásárolható modulok
  • Nemzetközi számlázás is lehetséges
  • Díjbekérő, szállítólevél és árajánlat nyomtatás
  • Pénztárgép helyett is használható

Összegzés

Ebben a cikkben bemutattuk a legnépszerűbb számlázó és ERP rendszereket, amelyeket több tízezer vállalkozás használ már. De ha mégse találod ezek között azt, amelyik legjobban kielégítené a vállalkozásod igényeit, akkor ajánlunk még pár megoldást, amelyeknek érdemes lehet utánajárni:

Ne felejtsük el! A választás előtt mindig az legyen az első lépés, hogy átgondoljuk és összeírjuk azokat a szempontokat, amelyek mindenképp fontosak számunkra egy ilyen szoftver használatánál. 

Lehetőség szerint próbáljunk ki többféle megoldást is, hogy megtaláljuk azt a rendszert, amely valóban a céljainkat támogatja és megkönnyíti a mindennapjainkat.

Még egy fontos útravaló: Ne ugorjunk bele úgy egy (esetlegesen drága) szoftver implementálásba, hogy előtte nem jártunk utána, hogy a felhasználók mit mondanak az adott szoftverről. Kérjük ki mások véleményét! Jelen cikkünk megírásához is Shoprenter felhasználók valós tapasztalatait vettük alapul.

Reméljük cikkünkkel sikerült átláthatóbb képet formálni arról, hogyan is induljunk el egy ügyviteli rendszer kiválasztásakor.

Van esetleg olyan alkalmazás, amit kihagytunk a listából, de itt lenne a helye? A cikk alatt kommentben jelezd nekünk vagy bátran oszd meg a tapasztalataidat a fentebb említett szoftverekről. 🙂

Legfrissebb bejegyzések

Előző bejegyzés:
4 konverziógyilkos hiba, amit nem szabad elkövetnünk
4 konverziógyilkos hiba, amit nem szabad elkövetnünk

Sok a látogatónk, de kevés a vásárlónk? Más szóval alacsony a konverziós rátánk? Ha ...Elolvasom

Close